Workflow Software
Viele Unternehmen haben ihre Software nach wie vor wenig aufeinander abgestimmt. Auch wenn die Software im Namen auf ein Office abhebt, sind die Nutzungsmöglichkeiten selten auf den Workflow in einen modernen Büro abgestellt.
Es gibt aber Workflow Software, die auf die typischen Abläufe im Büro ausgerichtet ist und die sich als Ersatz für die alte Office-Software anbietet.
Workflow Software sollte in der Lage sein, folgende Leistungen zu bieten:
· die vollständige Abbildung und Gestaltung aller Geschäftsprozesse mit grafischen Werkzeugen
· die Steuerung und vollständige Automatisierung aller Geschäfts-Prozesse,
· die optimale Förderung der Zusammenarbeit aller Mitarbeiter,
· die Festlegung und Überprüfung von Mahnfristen und Sperrregeln,
· die Einbindung einer elektronischen Signatur für Mails und weiteren Freigaben,
· die Ermöglichungen von Stellvertreterfunktionen bei Urlaubs- oder Krankheitsabwesenheit,
· den optimalen Datenaustausch weiterer Anwendungen zur Vermeidung von Medienbrüchen,
· die elementare Abbildung situationsbezogener Handlungsoptionen.
Workflow Software sorgt so dafür, dass die Mitarbeiter sich voll auf ihre Arbeitsaufgabe konzentrieren können, ohne durch die üblichen Störungen wie fehlende Verbindungen beim Austausch von Daten oder selektivem Ausfall von Teilsystemen von der Arbeit abgehalten zu werden.
Entscheidend dabei ist, dass alle Aufgaben in einer zentralen Datenbank zusammengeführt werden und das diese Datenbank mehrfach redundant ausgelegt ist, um evtl. bei Störungen auch Ersatzoptionen anbieten zu können. Angebunden an diese Datenbank ist dann ein Management-System was automatisch die nächsten zu erledigenden Aufgaben dem Mitarbeiter auf dem Arbeitsplatz-Rechner überträgt.
Der Mitarbeiter sieht, dass er eine neue Aufgabe hat und erkennt, in welchem Zeitfenster er sie zu erledigen hat.
Die Unternehmensleitung ist aber der eigentliche Gewinner der Workflow Software. Denn sie kann in transparenter Weise erkennen, wo Schwachstellen im Ablauf oder bei den Mitarbeitern sind. Hier kann dann kostenoptimiert vorgegangen werden. Im Sinne eines shareholder value sind den Ertragspotentialen keine Grenzen gesetzt, wodurch sich auch die Management-Positionen der obersten Ebene eine Vielfalt von neuen Möglichkeiten der Ertragssteigerung ergeben.